ホームページ制作においては、RFP(提案依頼書)が必須だと耳にしたことはないでしょうか。RFPがなくても、ホームページ制作自体は可能です。ただ、理想的なホームページを制作会社に作ってもらいたければ、RFPは必須と言えるでしょう。本記事では、RFPの必要性や記載すべき項目、業者選びのポイントなどを解説します。

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RFP(提案依頼書)とは

RFPは、Request For Proposalの略語です。日本語に訳すと提案依頼書となり、システム開発やホームページ制作においてよく用いられています。

RFPは、制作会社に自社の要望を伝え、プロの視点で提案をしてもらい、求める結果を得るための資料です。例えば、「ホームページを立ち上げることで、そこから自社資料をより多く配りたい」など、ホームページ作成には目的が存在します。しかしそのために「現状、何が問題なのか」「具体的にどのような対策をすればよいのか」を客観的に分析し、しかもそれをホームページ制作会社へわかりやすく伝えなくてはなりません。そのためにはいくつかポイントがありますので、ぜひ本記事を参考にしてください。

要件や要望、提案してほしい内容を適切にまとめたRFPを提出することで、ホームページ制作会社からは、プロとしての経験・知識を基に、適切な提案が返ってくると期待できるのです。

RFPを作るべき理由と必要性

「最低限の情報だけ掲載できればよい、集客力も求めていない」といったケースなら、RFPは必要ないでしょう。逆に、ボリュームが大きく、集客やブランディングに効果的なホームページを求めるのなら、RFPが必須です。以下、まずは「RFPを作るべき理由と必要性」をまとめました。

課題や目的を明確にできる

課題や目的が明確でないまま、ホームページ制作を進めてしまうと、「求めるデザインに仕上がっていない」「欲しかった機能が備わっていない」といったことになりかねません。手戻りや修正が必要になり、納期までに完成しない可能性もあります。

RFPには要件や要望をとりまとめて記載するため、課題や目的の明確化が可能です。「問い合わせを増やしたい」が要望なら、現状における課題はアクセスの少なさや、問い合わせフォームへの誘導が適切でないことだと判断できます。

また、課題が明確になっていれば、制作会社からの提案で改善につながっているかどうかを判断しやすくなるメリットもあります。既存ホームページの課題が改善に向かっていなければ、資料の内容を根拠に再提案を求めることも可能なのです。

制作会社の選定に役立つ

制作会社を選ぶとき、複数社から選定するシチュエーションは少なくありません。複数社から見積もりを提出してもらい、トータルの費用で考えたい、よりよい提案をしてくれる会社に依頼したい、といったケースは多いのです。

このようなスタイルで選ぶのも悪くはありませんが、そのままでは各社の提案内容にばらつきが生じてしまうデメリットがあります。「A社はデザイン重視」で「B社は機能性重視」「C社はコストを考慮した設計」と、各社から思い思いの提案をされてしまう恐れがあるのです。

このような事態を回避するのにも、RFPは有効です。あらかじめ要件や要望を文書にまとめているため、各社その資料に沿った提案をしてくれます。同じ要件、要望のもとで提案してもらえるので、費用や条件の比較をしやすくなるのもメリットです。

制作会社からの提案の質が上がる

「クライアントが何を求めているのか」を把握できていないと、制作会社側としても質の高い提案はできません。RFPがなければ、制作会社はクライアントが現状で抱えている課題や、ホームページで実現したい目的がわからず、提案のしようがないのです。

逆に制作会社は、きちんとしたRFPを受け取りさえすれば、クライアントの要望をきちんと読み取り、目的の実現に向けた提案を行えます。例えば、クライアントが「女性客を実店舗に集客できるホームページを求めている」としましょう。デザインをおしゃれにすれば何とかなる、と考えているクライアントに対し、制作会社は「デザインだけでなく、Instagramとも連動できる機能を実装しましょう」のような、より突っ込んだ提案ができるのです。

発注時のトラブルを防げる

RFPを作成せず、口頭で要件や要望を伝えて制作してもらうケースでは、トラブルに発展する可能性があります。口頭でのやり取りでは、お互いが「きちんと伝わった」と思っていても、まったく伝わっていない恐れがあるからです。

要点をまとめて、わかりやすく丁寧に説明できる人もいれば、できない人もいます。また、クライアント側の伝え方が丁寧でわかりやすくても、制作会社側が勘違いしたまま話を受け止めてしまう、といったことも考えられます。

特に、ボリュームが大きく、要望も多いホームページ制作ともなれば、伝えることは山のようにあります。口頭でのやり取りだけでは、伝達漏れや聞き間違いが起きる可能性は十分あるでしょう。あとになって、「最初に伝えた」「聞いていない」と水掛け論になってしまい、その結果納期が大幅に遅れてしまう、といったことも考えられます。RFPがあれば、このような事態を回避できるのです。

社内で取りまとめやすい

ホームページの制作において、トラブルになる恐れがあるのは制作会社だけではありません。RFPがないまま制作を進めていると、自社の中でトラブルが発生してしまう可能性があります。

RFPを作成していないと、口頭で自社の従業員に説明しなくてはならず、伝えるべきことが伝わらない、理解してもらえないといったことが起こりえます。その結果、完成したホームページを見て「必要な機能が備わっていない」「イメージしていたのとまったく違う」といったことが起きてしまうのです。

適切にRFPを作成しておくことで、このような状況に陥ることも回避できるでしょう。全体像を把握しやすく、どのようなホームページになるかイメージもしやすいからです。制作を進めるにあたり上司の承認が必要なときも、RFPを用いて完成イメージや進捗などの情報を伝えられます。

RFPに記載するべき項目

RFPの必要性が理解できたのなら、実際にどのような項目を記載すればよいのか、把握しておきましょう。ここでは、一般的なRFPに記載すべき項目をお伝えします。実際にはルールがあるわけではないため、理想的なホームページにつながりそうな情報は、積極的に追加しましょう。

プロジェクトの概要

プロジェクトの概要には、以下のような項目を記載します。

・プロジェクトの名称
・対象ホームページ
・ホームページ制作およびリニューアルの目的
・目的の達成を目指すうえでの数値
・現状における課題
・納期と予算

プロジェクトの名称は、制作会社が全体像を把握できるよう、簡潔かつわかりやすくするのがポイントです。「弊社ホームページの新規作成」、「ホームページの集客力向上を目的としたリニューアル」などが考えられます。

すでにホームページを運営しているケースでは、既存ホームページのURLを記載しましょう。ホームページ制作およびリニューアルの目的は、提案の質や最終的な仕上がりに直結するため、具体的に記載することをおすすめします。法律事務所なら、「離婚問題を解決したい人に、ホームページを介して相談してほしい」といった具合です。

目的達成を目指すうえでの数値は、先述したケースなら達成したい相談数です。現状における課題は文字通りですが、できるだけ具体的かつ、どれを優先的に解決したいかを決めておきましょう。納期と予算も、具体的な期日、金額を記載するのが基本です。

会社概要

制作会社側としては、よりよい提案をするにあたって、「クライアント企業がどのような事業を営んでいるのか」を把握しておく必要があります。そのためこちらからは、企業の基本的な情報や事業の概要も、RFPに盛り込むべき項目と言えるでしょう。

自社のターゲット層やビジネスモデルなども記載しておくと、質の高い提案につながる可能性があります。自社の強みや他社と差別化できているポイント、競合している企業のサイト情報なども併せて記載しておきましょう。

特に、自社の強みや競合に関する情報は重要です。強みを把握できれば、ホームページに反映させて集客力や認知度の向上につなげられるからです。また、制作会社は競合をリサーチしたうえで、提案や見積もりを行うケースが多いため、こうした情報もきちんと記載しておきましょう。

要件、要望

手掛けてもらうホームページに求める機能や、実現したいことを記載します。ホームページの最終的な仕上がりに大きく関わる要素であるため、しっかりと考えたうえで記載しましょう。

例えば、「ホームページにブログ機能を実装し、自社で自由に更新したい」や、「ページ上でリアルタイムにやり取りしたい」「アクセスユーザーが知りたいことを、すぐ伝えられるホームページにしたい」などが考えられます。
制作会社側は、これらの情報をベースに、クライアントの要件や要望を叶えるための提案を行うのです。プロと素人では、導き出す最適解が異なるため、「この機能がほしい」より「このようなことを実現できる機能がほしい」と記載したほうが、よりよい提案に結びつくでしょう。

制作会社から依頼してほしい内容

制作会社にどのような提案をしてほしいか記載します。スケジュールや見積もり金額、目的達成を目指すうえでの数値、デザイン案、コンテンツ案、サイトマップ案、ターゲットやキーワードなどが一般的です。

決まったルールはないので、提案してほしい内容がほかにもあれば、積極的に追加しましょう。例えば、「運用代行もしているのなら、運用に関するアドバイスもほしい」といった具合です。

予算

制作会社側は、「クライアントがどのようなホームページを求めているのか」という情報を基に、工数や割く人員の数などを決定します。これによって、クライアントへの最終的な請求額も大きく変わります。そのためこちらからは、あらかじめ予算面についてはできるだけ詳細にRFPに記載しておくべきです。

例えば「なるべく安くしてほしい」「100~300万円の間」など、曖昧に記載してしまうのはNGです。予算次第でできること・できないことがあるため、制作会社は提案のしようがありません。
「上限は200万円」のように、予算を明確に打ち出しましょう。明確にしておけば、提示した予算内で最大限できることを踏まえたうえで提案してもらえます。

そもそも相場がわからない場合は、インターネット上でリサーチしてみましょう。制作会社のホームページでは、事例を公開していることがあります。料金も併せて公開しているケースがあるため、ある程度の相場は把握できるでしょう。

スケジュール

ホームページの運用を開始したい、具体的な日程が決まっているのなら、それを記載しましょう。「〇〇年の〇月〇日から運用を開始したい」と、具体的な日程を記載します。

ここでのスケジュールは、あくまで提案をしてもらうための情報であり、確定ではありません。そもそも、制作会社が自社の希望するスケジュール通りに作業を進められない可能性もあります。そのような事実を把握するためにも、スケジュールの記載は必須です。

RFPおすすめテンプレート

RFPの作成は、テンプレートを利用するとスムーズに進められます。特に、初めてRFPを作成するのなら、テンプレートの利用がおすすめです。以下、おすすめのテンプレートを複数ピックアップしました。

まず紹介するのは、「Web幹事」です。Web制作に関するさまざまな情報を発信しているサイトで、RFP作成に関するコンテンツも充実しています。公式サイトから、Word形式のRFPサンプルをダウンロード可能です。

株式会社博報堂アイ・スタジオが運営しているホームページからも、RFPのダウンロードができます。メールアドレスをフォームに入力すると、ダウンロードページのURLが送られてくるので、そこからダウンロードしましょう。

株式会社NTTデータビジネスシステムズの公式ホームページでは、RFPに関する基礎的な知識を発信しています。こちらのサイトからも、Word形式のRFPサンプルをダウンロードできます。全31ページとボリュームのあるテンプレートですが、所定のフォームに氏名や社名、電話番号などの情報を入力しなくてはなりません。

制作会社選びのポイント

質の高い提案をしてもらい、理想的なホームページを制作してもらうには、制作会社選びが重要です。選ぶときのポイントはいくつか挙げられますが、基本的には以下に該当するかどうかをチェックするとよいでしょう。

予算が適正かどうか

ホームページ制作に必要な費用は、各社異なります。高額な費用で請け負っているところもあれば、比較的安価で依頼を請けている会社もあります。

金額に多少の差が生じるのは仕方ありませんが、相場より大きくかけ離れているようなケースでは、注意が必要です。自社の要望がきちんと伝わっておらず、不要な機能が含まれているのかもしれません。

予算が適正かどうかは、複数社へ制作を打診することで把握できます。RFPを作成したうえで複数社に提案してもらい、費用をチェックしましょう。
明らかに費用が安すぎる提案が返ってきたときも注意してください。この場合も、自社の要望が正しく伝わっていない可能性があります。RFPの内容をきちんと踏まえたうえでの金額なのか、改めて確認しましょう。

対面打ち合わせできるか

対面で打ち合わせができないと、細かい要望をきちんと伝えられません。電話やメールでは、相手がどこの部分について話しているのか、どういった状況について説明しているのかも把握しづらいでしょう。

このような理由から、制作会社を選ぶときは、対面打ち合わせに対応しているところを選ぶのが基本です。担当者と顔を突き合わせてやり取りできれば、細かい部分まで漏れなく伝えられます。

制作会社の公式ホームページには、サイト制作のフローが記載されていることも少なくありません。対面による事前のヒアリングや打ち合わせ、要望確認などのフローがあるか、確認することをおすすめします。

実績が豊富か

ホームページ制作には、専門的な知識や技術、ノウハウなどが必須です。特に、自社の要望を漏れなく盛り込んだ、目的達成に近づけるホームページの制作となればなおさらです。

現在では、数多くの制作会社が事業を営んでおり、知識量や技術力、有するノウハウは各社で異なります。クライアント側がこれらの要素を把握するのは難しいのですが、実績からある程度予測はできます。

豊富な実績があるということは、それだけ多くのクライアントから仕事を依頼され、対応してきたことの証です。信頼に足るだけの知識や技術力、ノウハウがなければ、実績を積みあげることはできません。

このような理由から、制作会社選びにおいて実績を重視するのは有効です。取引件数はもちろんのこと、著名な会社や大企業との取引実績がある制作会社なら、より安心して依頼できるでしょう。

得意分野は自社に適しているか

同じ業種であっても、企業によって得意分野とそうでない分野があります。例えば、弁護士でも離婚問題に強い、交通事故問題に特化しているなど、得手不得手があるのです。

そのため、制作会社選びにおいては、自社が達成したい目的を実現できる会社に依頼することが大切です。例えば、ブランディングに強い制作会社へ、集客力向上が目的のホームページ制作を依頼しても、納得いく仕上がりにはならないでしょう。

どのような分野が得意なのかは、直接問い合わせてみるのがおすすめです。はっきりと「ブランディングに効果的なホームページの制作が得意です」のように、明確な返事をしてくれる会社なら、比較的安心です。一方、返事が曖昧だった場合には、これといった得意分野がないのだと判断できます。

Web集客の知識、経験はあるか

集客力の高いホームページを求めているのなら、Web集客の知識や経験があるかどうかをチェックしましょう。オンラインでの集客には、専門的な知識が必要です。知識も経験もない会社に依頼してしまうと、集客効果の望めないホームページに仕上がってしまう恐れもあります。

ホームページを集客ツールとして活用する場合、Web広告の運用やSNSとの連携、SEO、MEOの実施なども考える必要があります。運用のサポートも依頼できる会社なら、Web広告やSNSと連携した集客のアイデアを、提案してくれるところが安心です。

集客を得意分野とする会社なら、ホームページ設計はもちろん、運用面でのサポートも期待できるでしょう。会社選びにおいては、集客力の高いホームページを求めていることをきちんと伝え、「それが本当に実現可能かどうか」を根拠と併せて示してもらい、判断しましょう。

公開後のサポートは充実しているか

公開後のサポートがほとんどない、といった制作会社も中にはあります。これでは、公開後に何らかのトラブルが発生したとき、対応してもらえない可能性があるため、注意が必要です。

リニューアルしたホームページには、今までになかった新たな機能も追加されているでしょう。そのため、使い方がわからない、どのように活用すればよいのか悩む、といったケースが考えられます。

公開後にもきちんとサポートしてくれる会社なら、このような状況に陥っても安心です。運用に関するアドバイスもしてくれるのなら、ホームページで達成したい目的もスムーズに実現できるでしょう。各社、電話とメール、電話のみ、メールのみなど、サポートの方法が異なるので、併せて確認することをおすすめします。

更新性はよいか

ホームページは、適宜コンテンツの入れ替えや追加など、更新を行わなくてはなりません。最新の情報を反映させ、SEOの観点からもこまめな更新が望ましいのです。

その都度、更新を制作会社へ依頼しなければならないとなると、時間も費用もかかります。そのため、制作会社選びにおいては、自社で簡単に更新できるかどうかも、重要な判断基準の1つです。

ここでのポイントは「簡単に」更新可能ということです。専門的な知識や技術が不要で、誰でも簡単に更新作業を行える、そのようなホームページを制作してくれる会社を選びましょう。

まとめ

自社の求めるホームページを制作してもらえるかどうかは、適切なRFPを作成できるかどうかがカギを握っています。課題を明確化し、要望もきちんと伝えられるため、まずはよいRFPの作成に注力してみましょう。テンプレートを使えば、時間をかけずにRFPを作成できます。

制作会社選びにおいては、費用や対面打ち合わせの有無、実績、更新性のよさなどを重視しましょう。安さだけで決めず、さまざまな部分を比較しながら選ぶことが大切です。

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